Créer un Zap Biron classique

Pour la majorité des cas d’usage avec Biron, vous pouvez mettre en place un Zap Zapier suivant une architecture classique en 5 étapes :

1. Trigger (Déclencheur)
2. Bloc Code : Création des dates dynamiques
3. Plug-in Biron : Récupération des données
4. Bloc Code : Formatage des données (Code Formatting)
5. Output (Action finale)

Pré-requis

Pour plus d’informations sur le fonctionnement général de Zapier, n’hésitez pas à consulter la documentation officielle de Zapier.

📘 Prérequis :

Le cas d’usage (Exemple fil rouge)

Pour illustrer ce guide, nous allons suivre un exemple concret tout au long des étapes :

Exemple

Une automatisation hebdomadaire qui se lance chaque lundi matin pour récupérer les résultats des boutiques de la semaine passée, et les envoyer par e-mail aux responsables.

1. Trigger (Déclencheur)

La première étape consiste à définir ce qui va déclencher votre Zap. Vous avez généralement deux options :

• Un moment planifié (via Schedule by Zapier) : tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, etc.
• Une interaction avec un outil tier : un message posté dans Slack, la réception d’un e-mail, l’ajout d’une ligne dans un fichier Google Sheets, etc.

Exemple

Nous choisissons l’application Schedule by Zapier pour configurer un déclenchement toutes les semaines (Every Week), le lundi à 8h00.

2. Bloc Code : Création des dates dynamiques

Par défaut, une requête Biron utilise des dates fixes. Pour que votre automatisation reste pertinente dans le temps (ex: “les 7 derniers jours”), il faut lui fournir des dates dynamiques.

La méthode la plus simple est d’utiliser un bloc Code by Zapier (Python). Pas besoin d’être développeur : vous pouvez générer ce code très facilement à l’aide d’une IA (ChatGPT, Gemini, Claude…).

Voici le prompt standard à copier-coller dans votre IA pour obtenir le code parfait :

📋 PROMPT : Génération de dates

Rôle : Expert Python pour Zapier.
Objectif : Créer un script de calcul de dates relatives.

Instructions :
Calculer les dates suivantes en gérant les spécificités du calendrier (années bissextiles, fins de mois) :
[INSERER LES DATES SOUHAITÉES ICI - ex: Hier, Mois dernier, J+30]

Sortie : Retourner un dictionnaire "output" avec toutes les dates au format YYYY-MM-DD.

Exemple

Nous demandons à l’IA de générer deux dates : celle du début de la semaine précédente et celle de la fin de la semaine précédente. Nous collons le code Python fourni par l’IA dans l’étape Zapier.

3. Plug-in Biron

Dans cette étape, nous allons configurer le module Biron pour exécuter notre requête NexusQL.

1. La requête : Vous pouvez l’écrire à la main ou, plus simplement, la copier depuis un chart existant dans Biron via le bouton Copier le NexusQL.
2. Le Workspace : Indiquez le nom de votre workspace (il est souvent inclus en commentaire lorsque vous copiez le NexusQL depuis un chart).
3. Injection des dates : C’est l’étape primordiale ! Dans votre requête (clause WHERE), remplacez les dates fixes par les variables de dates dynamiques que nous venons de générer à l’étape 2.
   
4. Configuration des résultats multiples : ⚠️ Très important : Si votre résultat comporte plusieurs lignes, veillez à régler l’option If multiple search results are found sur Return all results as line items.

Exemple

Je colle ma requête NexusQL. Je remplace les dates dans le WHERE par les variables “Début de semaine” et “Fin de semaine” issues de l’étape précédente. Ma requête est configurée pour renvoyer les données suivantes par boutique : CA TTC, Nombre de commandes, Marge TTC.

4. Bloc Code : Formatage des données (Code Formatting)

Les données brutes renvoyées par Biron doivent souvent être retravaillées pour s’adapter à l’outil final (créer un beau tableau HTML, formater du texte pour Slack, etc.). Nous utilisons à nouveau un bloc Code by Zapier (Python).

Comment procéder :

1. Configurer les inputs (dans Zapier) : Associez les éléments renvoyés par Biron (colonne de droite) à des noms de variables simples (colonne de gauche).
   
2. Générer le code : Utilisez le prompt ci-dessous avec votre LLM favori pour créer le script de formatage. (N’hésitez pas à faire des allers-retours avec l’IA si le format ne vous convient pas du premier coup).

   📋 PROMPT : Génération du formatage

   Rôle : Expert Python pour Zapier.
   Objectif : Formater mes données pour [INSÉRER VOTRE OBJECTIF FINAL - ex: un message Slack, un tableau HTML].
   
   Inputs :
   - [Nom de l'input 1] : [Description des données contenues]
   - [Nom de l'input 2] : [Description des données contenues]
   
   Demande :
   À partir des noms exacts des inputs donnés, [INSÉRER LA DESCRIPTION DE CE QUE DOIT FAIRE LE CODE].
   
   Sortie : [INDIQUER LE FORMAT ATTENDU - ex: un dictionnaire output avec une clé 'html_table'].

Exemple

Je configure mes inputs dans Zapier : shops (Boutiques), billing (CA TTC), orders (Nb de commandes), margin (Marge TTC), week (Date de la semaine). J’envoie ensuite ce prompt à l’IA :

📋 PROMPT : Génération du formatage

Rôle : Expert Python pour Zapier.
Objectif : Formatter mes données pour un mail

Inputs :
- shops : Les Boutiques
- shop_target_billing : Le CA TTC
- shop_orders : Le Nombre de commandes
- shop_margin : La Marge TTC
- week : Date du début de la semaine

Demande :
A partir des noms exacts des inputs donnés, je veux formater un mail élégant et moderne qui renvoie le tableau des performances des boutiques.

Sortie : Du code HTML

5. Output (Action finale)

Vos données sont maintenant à jour, extraites, et parfaitement formatées. Il ne reste plus qu’à les envoyer vers l’outil de votre choix (Gmail, Slack, Notion, Google Sheets…).

Configurez l’action finale en utilisant le résultat généré par l’étape 4 (le Code Formatting).

Exemple

Nous ajoutons une étape Gmail - Send Email.

Nous sélectionnons les destinataires (les responsables des boutiques), nous rédigeons l’objet de l’e-mail, et dans le corps du message (Body), nous insérons simplement la variable HTML générée à l’étape 4.